A comunicação interpessoal pode unir e desunir, conforme a forma, conteúdo e, essencialmente, intenção pessoal. Uma comunicação efetiva, pois, precisa considerar o movimento de agregar pessoas, para que exista um ganho geral.
Trocar ideias requer atenção, percepção e prática. Existem três fatores essenciais que vão colaborar para um relacionamento equilibrado: a escuta ativa, a congruência e a responsabilidade dos significados. Escutar ativamente é ouvir com toda atenção, sem julgamento e com a intenção verdadeira de entender a pessoa que fala. Existe uma série de técnicas de autoeducação mental e corporal neste processo:
- ter presente o contato visual;
- fazer com que o objetivo da mensagem esteja claro;
- incluir perguntas para assegurar que a mensagem enviada foi recebida corretamente;
- evitar distrações e interrupções durante conversas importantes.
A congruência consiste da harmonia entre o que dizemos, demonstramos e fazemos. Um estudo feito por cientistas mostra que damos mais crédito ao que o interlocutor transmite pela expressão corporal (55%), depois pelo tom de voz (38%) e, por último, pelas palavras (7%). Assim sendo, a comunicação é mais eficaz quando existe congruência, pois nossa expressão não-verbal reforça o que dizemos. Entretanto, quando o não-verbal contradiz as palavras, a comunicação não produz o efeito desejado. A congruência tem ainda outra dimensão que é a do discurso e da prática, ou seja, entre o que se diz e o que se faz.
A responsabilização na comunicação é colaborar para que o outro compreenda o que temos em mente. O significado de uma palavra é algo que cada pessoa constrói a partir de suas experiências de vida, portanto, varia de pessoa para pessoa. Como a emoções podem interferir na comunicação efetiva, se a pessoa que envia a informação, por exemplo, estiver nervosa, sua habilidade de enviar mensagens eficazes pode ser afetada negativamente, e vice-versa, caso ela esteja em estado de extrema alegria.